Проблемы обеспечения сохранности документального наследия Государственного архива Забайкальского края.

Категория: Статьи 2014 г.
Опубликовано 19.11.2014 01:33
Автор: Риккер Е.В.
Просмотров: 6127

Елена Викторовна Риккер – заместитель директора

ГКУ ГАЗК по научной и инновационной работе

 

Проблемы обеспечения сохранности документального наследия Государственного архива Забайкальского края.

 

Перед государственным архивом Забайкальского края стоит сложнейшая проблема: сохранить культурно-историческое многообразие видов и форм документов, созданных на территории Забайкальского края и находящихся на постоянном государственном хранении в ГКУ ГАЗК; свести к минимуму действие активных факторов старения документов; обеспечить документу максимально возможный срок жизни (долговечность), ввести региональную документную информацию в единое информационное поле современного общества.

Сложность этой проблемы, прежде всего, в том, что документы на бумажных носителях, как правило, недолговечны и легко разрушаются не только при плохом хранении, но и просто при использовании их, особенно в современной неблагоприятной экологической среде.

В основе современного подхода к сохранению документального наследия лежит следующее положение: постепенный переход к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов с учетом их ценности, природы и физического состояния, и именно в сфере отбора на специальную обработку (реставрацию и воспроизведение) [1. С. 5].

Особое место в решении этих задач принадлежит воспроизведению, как средству сохранения документной информации. Воспроизведение во многих случаях должно будет подменять реставрацию, особенно применительно к тем бумажным документам которым невозможно будет вернуть первоначальные вид и свойства в силу крайне плохого физического состояния и небольших реставрационных возможностей архива. В первую очередь это относится к документам с нестойким текстом или носителем. Это документы с разрушающейся основой, а также цветные материалы, документы с текстами, написанными чернилами, цветными и копировальными карандашами, штемпельной краской  и т.п.

Обеспечивая право граждан на доступ к ретроспективной информации,  государственный архив проводит большую работу в том числе и по расширению доступа исследователей в читальные залы, и, тем не менее, приходится осознавать, что доступ к документам ГКУ ГАЗК принципиально зависит от их физического состояния.

Так с 2011 года закрыт для выдачи в читальный зал исследователям фонд 282 «Церкви Забайкальской области», в котором отложился значительный массив документов по истории образования Забайкальской епархии. Его объем составляет 7052 ед.хр. за период с 1722 по 1934 год. В него вошли документы Иркутской и Забайкальской духовных консисторий, отражающих деятельность церквей и монастырей, находившихся на территории Забайкальской области. Основную часть фонда составляют метрические книги православных церквей, единоверческих церквей, еврейских синагог, римско-католических церквей и клировые ведомости. Они помогают восстановить точную дату рождения, венчания и смерти, правильность написания имени и фамилии, проследить родословную той или иной семьи.

Решение о закрытии этого фонда далось руководству государственного архива нелегко, учитывая  востребованность документов этого фонда, повышенный интерес к нему большинства исследователей, занимающихся генеалогическими поисками. Что, в свою очередь, и послужило основной причиной ухудшения физического состояния документов  фонда. Зачастую, многие документы фонда 282 не доходили до места своего хранения долгое время в силу того, что один и тот же документ был необходим сразу нескольким исследователям и  сотрудникам архива одновременно и, списав его с одного исследователя, хранитель тут же передавал его другому. Все это, естественно, не могло не сказаться на физическом состоянии документов фонда 282. Опасаясь не только за физическую, но и, главным образом, информационную сохранность документов фонда, ухудшение которой могло привести к утрате не только одного из самых информативных и востребованных фондов ГКУ ГАЗК, но и к увеличению количества отрицательных ответов на запросы граждан, было проведено обследование фонда 282 способом «Малой выборки» [1. С.59-61].

Способ «Малой выборки» был использован для предварительной, сравнительной оценки состояния крупных массивов описей фонда 282, и получения выводов о состоянии документов с последующей сплошной проверкой фонда по результатам выборки.

Выборочная проверка проводилась путем полистной диагностики состояния документов тех дел изучаемых описей, которые выделялись путем расчетов в выборку. Это дало:

- информацию о конкретном состоянии документов, попавших в выборку,

- прогнозную информацию об общем состоянии дел каждой описи,

- 50-кратный выигрыш во времени при оценке общего состояния дел описей фонда 282,

- оперативность оценки общего состояния дел описей фонда 282.

Проведенная тщательная экспертиза физического состояния документов этого фонда, убедительно доказала что документам фонда 282 «Церкви Забайкальской области» нужна немедленная реставрация, при полном закрытии этого фонда для выдачи в читальный зал. Спасением для этих документов было бы сканирование, так как большая часть обследованных документов имеет признаки угасания текста, и при продолжении выдачи их в читальный зал потери контрастности будут продолжаться, что в конечном итоге приведет к полной утрате информации. Поэтому было принято решение о сканировании документов этого фонда. Работы по сканированию документов и созданию страхового фонда велись в архиве уже несколько лет. До 2013 года они включали в себя сканирование архивных документов на планшетном сканере. Планшетный сканер накладывал свои ограничения на качество проведения работ по сканированию, что сдерживало работы по воспроизведению информации документов фонда 282. В связи с высокой категорией сложности большинства архивных дел этого фонда, сканирование одного дела занимало очень много времени, кроме этого, не все дела разрешалось сканировать на таком сканере. Таким способом было отсканировано 206 единиц хранения.

С приобретением в 2013 году профессионального книжного сканера Zeutschel OMNISCAN 12000C деятельность по созданию страхового фонда вышла на новый уровень, приоритетным стало сканирование документов фонда 282. Работа по созданию страхового фонда и электронного фонда пользования была организована в соответствии с Методическими рекомендациями по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом, разработанными Росархивом и ВНИИДАД в 2012 году.

Сканер был запущен в работу 1 ноября 2013 года. На текущий момент времени (за 10 месяцев) отсканировано 123 единицы хранения. Файлы-образы документов создаются в разрешении 300 dpi, с расширением tif, в цветном режиме. Их хранение на данный момент осуществляется на жестких дисках сервера и имеющихся отдельных серверных жестких дисках.

Страховой фонд представляет из себя мастер-копии архивных документов, записанных на серверные жесткие диски. Эти жесткие диски проходят контроль качества внешних носителей и записанных электронных копий документов не реже одного раза в год. Полученные мастер-копии являются максимально качественными в силу отсутствия внешних воздействий (копирования, обновления, репликации, эмуляции, миграции, графической обработки, преобразования в другой формат и т.п.). Эти файлы не подвергаются никаким видам обработки, за исключением переименования файлов.

Каждый файл-образ представляет из себя одну страницу архивного дела. Дела оцифровываются в полном объеме, включая обложки, листы со служебной информацией, оборотные стороны и т.д. Имена файлов включают в себя сокращенное название архива, номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, номер листа, шифр лицевой стороны или оборота (1-лицевая сторона, 2-оборот), формат файла. Структура каталогов для хранения файлов однозначно определяет каждую единицу хранения. Данные файлы являются неприкосновенными и используются только для создания рабочих электронных копий (копий второго поколения).

На основе страхового фонда, мастер-копий, создаются рабочие копии, представляющие собой электронный фонд пользования. На основе рабочих копий могут создаваться копии следующих поколений для размещения в интернете, передачи в организации и т. п.

Но, несмотря на внедрение в работу нового сканера и его полную загруженность за один год будет оцифровываться только около 0,1% единиц хранения от общего числа документов, находящихся на хранении в государственном архиве.

Если же делать ставку на возможности отдела реставрации в решении вопроса ускорения восстановительных работ по фонду 282, то здесь тоже возникает ряд проблем. Беря во внимание производительность отдела реставрации (27600 листов в год, это около 250-300 ед.хр.), объем поврежденных листов, требующих проведения реставрационно-восстановительных работ по 282 фонду (185.040 листов – и это только по двум наиболее поврежденным описям), документы можно было бы восстановить в течение 7 лет, но учитывая то, что не только данный фонд требует реставрационных работ и, следовательно, совместно с документами фонда 282, на реставрацию поступают и документы других фондов, то время, отведенное на восстановление фонда 282 увеличивается ориентировочно до 10 лет. За это время, по мере проведения реставрационных работ документы фонда 282 необходимо будет перевести в электронных вид, что в дальнейшем позволит сохранить оригиналы и не утратить столь востребованную информацию.

На 01.01.2014 в Государственном архиве выявлено 42.409 дел, нуждающихся в реставрации; 60.395 дел, требующих подшивки, и 603.800 листов угасающего текста. Для возможностей отдела реставрации государственного архива это слишком большие цифры. Сотрудники немногочисленного отдела  (4 человека), занимаются реставрацией документов, восстановлением подшивки и переплета, восстановлением затухающего текста и сканированием документов фонда 282.

Хорошим решением проблемы восстановления документов, нуждающихся в реставрационных работах, было бы создание межведомственной лаборатории на базе государственного архива Забайкальского края, которая смогла бы проводить реставрационно-восстановительные работы в больших объемах, более высокого качества и не только документов ГКУ ГАЗК, но и документов муниципальных и ведомственных архивов организаций и учреждений.     Только при наличии подобной высокопроизводительной лаборатории, оснащенной современным оборудованием, возможностью диагностики причин разрушения документов можно будет восстановить близкие к первоначальным свойства документов регионального архивного фонда, нуждающихся в проведении реставрационно-восстановительных работ и обеспечить их сохранность.

         

 

1. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. — М., 2003. — 112 с.